Hogyan menedzseljünk online értekezleteket?

Árváné Dr. Ványi Gina

2020. április 14.
Uncategorized

Nálatok is hirtelen megsokszorozódott az online meetingek száma? Mire kell figyelni ahhoz, hogy hatékonyak legyenek ezek a megbeszélések? A következő check-listát alapvetően azoknak állítottuk össze, akik még csak most csöppentek bele az online megbeszélések és videokonferenciák világába.

A videokonferencia előtt:

Először is gondold át, hogy valóban szükség van-e az adott témában videokonferenciára. Lehet, hogy elég lenne egy e-mail váltás, vagy egy pár telefon? Lehet, hogy „csak” a mostanában háttérbe szorult szociális szükségleteidet akarok kielégíteni vele? Olyan jó lenne látni a többieket?
Ha szükséges a megbeszélés, akkor láss neki és ismerd meg a választott applikáció működését. Általában szuper videókat és leírásokat találsz a honlapokon. Ügyelj arra, hogy ne az értekezlet drága ideje teljen a technikai megoldások megkeresésével. Az első éles online meeting előtt tégy főpróbát valakivel, akár a családtagjaiddal, hogy kipróbáld a felület különböző funkcióit.
Győződj meg arról, hogy van-e időbeni korlátozás a videókonferencia applikációban, ismerkedj meg a rendelkezésre álló szolgáltatás csomagokkal, és válaszd a magatok számára leginkább alkalmasat. Az alábbi cikkben nagyon klasszul összeszedték az írók, hogy milyen applikációk és szoftverek állnak rendelkezésünkre.
Gondold végig ki az, akinek feltétlen ott kell lennie ezen a meetingen és ki az, akinek nem.
Határozd meg mikor fog kezdődni és véget érni a megbeszélés, írj egy rövid vázlatot arról, hogy miről lesz szó és mi az, amit vársz a megbeszélés eredménye tekintetében. Az idő pénz, ez most sincs másképp.
Mindenkinek küldj meghívót az online meeting linkjével, ehhez nagy segítséget adnak az online meeting oldalak, applikációk felületein, gyakorlatilag vezetik a kezed. Az előző pontban említett vázlatot a meetingről ebben a meghívóban helyezd el lehetőség szerint. Tegyétek bele az általatok használt online naptárba a megbeszélést, ami emlékeztetőt küld nektek.

Az online megbeszélés közben:

Mindenképpen légy ott hamarabb a felületen, hogy a korábban „érkezőket” is tudd fogadni.
Kezdjetek időben!
A kommunikációt nehezíti számos tényező az online térben, ezeket térképezd fel és tartsd rajta a figyelmed! Légy nagyon figyelmes és átgondolt, hagyj időt a csendeknek, a gondolkodásnak. Ne feledd, hogy a technika ördöge is nehezíthet bárkit és lehet, hogy te és a többiek nem is tudtok erről abban a pillanatban, ahogy az felmerül. Az online kommunikáció verbális és nonverbális vonatkozásairól írtunk egy korábbi cikkünkben, itt olvashatsz erről bővebben.
A megbeszélést online is érdemes ráhangoló informális beszélgetéssel kezdeni, megérkeztetni a kollégákat, megkérdezni őket, hogy vannak. Ezt azonban most szigorúbb keretek közé kell szorítani, hiszen most még inkább állnak az időkorlátok. Akár egy időzítő is segíthet ebben, mindenki kapjon erre 2 percet.
Vezesd a megbeszélést az előre megírt és kiküldött struktúrát tartva.
Kérj meg egy kollégát, hogy készítsen jegyzetet a megbeszélésről, és küldje azt el mindenkinek, aki ott volt és akit érint, amihez nagy segítség lesz számára, ha felveszed a beszélgetést, persze ezt kommunikáld a csapat számára is.
A legtöbb videokonferencia applikációban van lehetőség a megbeszélések alatt használni a chat-et. Döntsetek arról, hogy a chat-et használjátok-e vagy sem, mire használjátok, hiszen ez támogathatja is a megbeszélést, de zavarhatja is, hiszen plusz egy kommunikációs csatornát aktivál.
Állapodjatok meg abban is, hogyan kapcsolódtok képpel és hanggal. Komfortosabbnak mondható, ha mindenki videóval kapcsolódik be egy online értekezletbe, így a nonverbális kommunikációs csatorna sem vész el teljesen. Javaslatok alapján 6 főig érdemes mindenkinek videóval és hanggal állandóan bekapcsolva lennie, e fölött viszont hatékonyabb, ha a videó mindenkinél „on”, de csak annak van a hangszórója bekapcsolva, aki éppen beszél. Érdemes háttérzaj kiszűrésére alkalmas applikációkat használni. A Microsoft Teams rendelkezik is ezzel a funkcióval, sőt még a hátteret is képes elhomályosítani.

A videokonferencia után:

Ha ez a helyzet számodra új, akkor valószínűleg a kollégáid számára is az. Kérj visszajelzést tőlük arról, mit gondolnak az online megbeszéléseitekről, mind tartalom, mind forma tekintetében. Adj teret ezzel arra, hogy együtt hozzátok létre a ti saját megbeszélés menedzsment rendszereteket. Tanuljátok együtt, hogyan kell ezt jól csinálni!
Ezt a visszajelzést kérheted anonim módon egy google form segítségével, vagy személyesen is. Hidd el fontos a kollégáidnak is, hogy értékesek és eredményesek legyenek ezek az együtt töltött idők.
Fontos, hogy ha kértél visszajelzést, akkor azoknak megfelelően cselekedj is és változtass.